PMO w biznesie. Wskazówki, techniki, historie sukcesów

PMO-dobre praktyki

O PMO słyszał już chyba każdy, kto zajmuje jakąkolwiek funkcję kierowniczą w organizacji. Zarządzanie projektami zostało już w pełni zaakceptowane i docenione, jako dziedzina wiedzy, która znacząco przyczynia się do usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nastała wręcz moda na wdrażanie i rozwój PMO (Project Management Office), co powoduje, iż wiele jednostek organizacyjnych zaczyna nazwę tę wykorzystywać na swoje potrzeby. Warto jednak podkreślić, że Biuro Zarządzania Projektami (PMO) powinno mieć w swoich kompetencjach nie tylko zarządzanie projektami, lecz także utworzenie jednolitych zasad monitorowania i koordynacji projektów. Tymczasem błędne zrozumienie tego, jak powinien wyglądać rozwój działalności projektowej powoduje, że często próba wdrożenia zarządzania projektami, w tym powołania PMO do życia, okazuje się być fiaskiem. Dlaczego tak się dzieje?

Na to, jak funkcjonuje i jak funkcjonować powinno PMO, odpowiada Mark Price Perry. Jego książka „PMO w biznesie. Wskazówki, Techniki, Historie sukcesów”, opublikowana nakładem wydawnictwa PWN, to dowód na to, jak istotna jest pamięć o kilku kluczowych kwestiach w przypadku zarządzania projektami i jakie konsekwencje niosą za sobą błędy popełnione przed i trakcie wdrażania oraz funkcjonowania PMO. Jak dowodzi bowiem autor, z badań wynika, że Biura Zarządzania Projektami są w większości organizacji zamykane już po dwóch latach od momentu ich powstania. Dlatego też, pamiętając o tym, iż zarządzanie projektami jest niemal podstawą ewolucji przedsiębiorstwa, ważne jest prześledzenie przyczyn leżących u podstaw zarówno sukcesu PMO, jak i klęski w tej materii. Taką wiedzę pozwala nam zdobyć publikacja autorstwa Perry`ego, która powinna się znaleźć w biblioteczce każdego właściciela przedsiębiorstwa, menedżera czy studenta kierunków związanych z zarządzaniem – czy to zarządzaniem przedsiębiorstwem, czy projektami. To książka zarówno dla tych, w przedsiębiorstwach których PMO już funkcjonuje, jak i dla tych, którzy są w trakcie wdrażania zarządzania projektowego czy tworzenia Biura.

Publikacja składa się z dwóch części, z czego część pierwsza przedstawia spostrzeżenia i techniki PMO zorientowane na potrzeby biznesu. Zawiera ona próbę odpowiedzi na pytanie, gdzie tkwi problem, jeśli chodzi o funkcjonowanie PMO, dlaczego niekiedy Biuro się nie sprawdza. Autor dzieli się z nami swoimi przemyśleniami, opartymi na niemal dziesięcioletnim doświadczeniu we współpracy z dyrektorami nadzorującymi PMO wskazując, iż niekiedy zdefiniowane przez przedsiębiorstwo przyczyny porażki, są w istocie tylko symptomami kryjącego się głębiej problemu. Przedstawia również wyniki przeprowadzonych badań ankietowych nad PMO, a także stanowisko formalnego środowiska specjalistów od zarządzania projektami. Perry dowodzi też, że PMO może ponieść porażkę na wiele sposobów, a także prezentuje techniki tworzenia mandatu PMO.

Część druga książki zawiera natomiast inspirujące historie sukcesu PMO – niemal trzydzieści przykładów, jak Biuro powinno funkcjonować i jakie problemy biznesowe zostały przed nim przedstawione. Znajdziemy tu m.in. przykład PMO funkcjonującego przy premierze Grecji, Kostasie Simitisie, który postanowił być kierownikiem projektu kraju, PMO działającego w ramach Programu e-Rządu, dotyczącego Arabii Saudyjskiej czy też w rodzinnym hiszpańskim wydawnictwie, po wykupieniu przez Thomson Corporation, globalnego lidera w dostarczaniu publikacji specjalistycznych dla wielu branż. Autor przywołuje również przykłady wielu innych PMO, jak choćby w firmie Siveco Romania SA, w przedsiębiorstwie ubezpieczeniowym, w Urzędzie ds. Dróg i Transportu w Dubaju czy w Fujitsu Sweden, będącym częścią Fujitsu Company.

Wszystkie przytoczone w książce spostrzeżenia czy przykłady, zarówno porażek, jak i sukcesów, pozwalają czerpać wiedzę z doświadczeń innych i stosować najlepsze z możliwych rozwiązań. Książka ta została stworzona na potrzeby biznesu i zawiera przede wszystkim wiele wskazówek dotyczących działania w taki sposób, aby uchronić się przed perspektywą kolejnego nieudanego PMO. Jej lektura sprzyjać będzie nie tylko efektywnemu działaniu Biura, ale również poprawie jakości pracy w sferze stosowania technik zarządzania projektami i portfelem projektów, a także zachęca do współdziałania z członkami zespołu kierowniczego czy też pozostałymi uczestnikami procesu realizacji projektów w firmie. To konkretne informacje, które przekładają się na sukces zarządzania projektami, a co za tym idzie – na sukces przedsiębiorstwa!

Justyna Gul

Qulturasłowa